Obstacles à éviter lors de la mise en place d’un projet collaboratif

Un article rédigé par Ionut Tagleri

Bénéfices du travail collaboratif

projet collaboratifPourquoi  adopter la vision du travail collaboratif au sein de l’entreprise ? Cette vision qui prend une ampleur considérable à l’ère du web 2.0 présente plusieurs types d’avantages : temporels, sociaux et organisationnels.

« Une entreprise sans mémoire est une entreprise plus vulnérable »

Concernant les bénéfices temporels, l’argument décisif est l’accès rapide aux informations. Dans le cadre d’un projet de travail collaboratif, ses différentes sous-parties se réalisent plus rapidement, ce qui laissera plus de temps à la prise de décision. Au sein d’une entreprise, afin de prendre la bonne décision, on doit donner la bonne information à la bonne personne au bon moment et sous la bonne forme.  Les outils de visioconférence, en tant qu’espace collaboratif, permettent aux acteurs de gagner du temps et d’une manière implicite, à l’entreprise de gagner de l’argent (pas de déplacement). Un autre exemple illustre le bénéfice temporel du travail collaboratif : celui de la mise en place d’un espace Intranet où les employés peuvent avoir accès aux documents leur servant d’appui lors des nouveaux projets. Ainsi ils ne perdent plus de temps dans la recherche des informations qui ont été déjà capitalisées par l’entreprise. Pour cela, deux contraintes sont à prendre en compte : d’une part, une bonne structuration des données et d’autre part, l’attribution des niveaux d’accès en fonction du degré de confidentialité des informations.

Le travail collaboratif apporte aussi de la cohésion au sein du groupe. Les acteurs peuvent se partager les tâches en fonction de leurs compétences. Ainsi lors de la réalisation d’un nouveau projet, davantage de temps est consacré à sa planification (ce qui réduit les éventuelles erreurs liées à une mauvaise coordination) et à la prise de décision.

L’organisation des documents permet aux employés d’une entreprise d’avoir une vision globale de l’existant. Une entreprise sans mémoire est une entreprise plus vulnérable.

Causes d’échec du travail collaboratif

Martin Ader, dans son ouvrage Management collectif de l’information, identifie cinq types de risques qui peuvent entraîner l’échec d’un projet de travail collaboratif :

-          Absence de motivation des acteurs et de l’encadrement

-          Ressources inadaptables

-          Mauvaise interaction entre les participants

-          Objectifs non-réalisables

-          Conditions sociales inacceptables

A partir de cette classification, on déduit d’une part l’importance des outils adaptés aux besoins des utilisateurs et d’autre part, l’aspect humain.

projet collaboratif2Arvind Karunkaran, étudiant à Massachusetts Institute of Technology, et Mathu Reddy, professeur associé à Pennsylvania, ont réalisé en 2012, à partir d’un sondage auprès de 307 participants, l’étude  Barriers to Collaborative Information Seeking in Organizations. Ils définissent la recherche d’information collective comme une activité où deux ou plusieurs individus travaillent ensemble afin de trouver l’information nécessaire pour satisfaire remplir un objectif.

Ils ont identifié quatre types de barrières dans la réalisation d’une recherche d’information collaborative : catégorie organisationnelle, technique, individuelle et collective.

La première catégorie (organisationnelle) inclut les obstacles comme la structure, les valeurs, les récompenses, les avantages ou les pratiques détenues par l’entreprise. Un participant au sondage considérait que recevoir une tache et demander l’aide de ses collègues pour la réaliser serait une preuve d’incompétence ou de paresse.

Le système de récompenses / avantages pour le partage d’information peut jouer un rôle très important dans la mise en place d’un tel système de recherche d’information. Les personnes détenant une certaine information pourraient se sentir démotivées à la fournir. Une personne questionnée affirmait que chaque minute consacrée pour aider un collègue représente une minute perdue pour son propre compte.

L’aspect organisationnel et/ou le processus peuvent être des vraies pièges lors de la mise en place d’un système basé sur le collaboratif. Lorsque l’information est fragmentée par plusieurs sources, les individus doivent avoir l’habilité de collaborer afin de croiser les données disponibles.

Le système de protection d’information est lui aussi une barrière à la recherche collaborative d’information. Dans les entreprises, il n’est pas rare de voir une information disponible pour un département et non disponible pour un autre.

Dans la catégorie barrière technologique, l’obstacle le plus mentionné par les participants au sondage est la difficulté de communication due aux outils. Si on ne possède pas les bons canaux de communications (téléphone, outil de visioconférence, etc) on ne peut pas rejoindre instantanément (au bon moment) la personne détenant une information précise par rapport à son besoin. De plus, dans certains cas surtout lorsqu’il s’agit de départements différents c’est assez difficile d’avoir le contact (mail ou téléphone) pour trouver l’expert capable de solutionner un problème décisionnel. Lorsqu’on travaille dans une organisation de plusieurs milliers de personnes, les coordonnées peuvent changer. De plus, pour joindre l’expert on doit surmonter plusieurs niveaux de hiérarchie. Il se peut que dans certains cas on perde plus de temps à chercher la personne détenant une certaine information qu’à trouver cette information soi-même. En outre, dans un organisme il est impossible de savoir les moments où les experts sont disponibles pour fournir (adapter) la réponse cherchée.

La troisième catégorie de barrières (catégorie individuelle) regroupe les obstacles liés à la perception des gens par rapport au travail collaboratif. Si on se trouve dans un organisme compétitif chacun doit travailler pour lui-même ne se permettant pas de « perdre du temps » à aider un collègue.

Les conflits des emplois du temps ainsi que les frontières entre le travail individuel et le travail collaboratif sont les principaux obstacles inclus par les deux chercheurs que nous avons cités précédemment dans la catégorie des barrières collectives. Il est difficile de s’adresser à un collègue surchargé pour lui demander encore des informations.

En guise de conclusion, afin de mettre en place un système de travail collaboratif, il faut prendre en compte tous ces obstacles et trouver une solution pour surmonter chacun d’eux, au risque dans le cas contraire de vouer le projet à l’échec.

Biographie

CHAUMETTE Claire et DESBIENS Delphine, Typologie des systèmes d’information : Le travail collaborative [en ligne], Université de Lille 3, 2008,  disponible sur : http://observatoire.tic.free.fr/pdf/dossiersThematiques/5_Travail_collaboratif.pdf, consulté le 26.05.2013

KARUNKARAN, Arvind et REDDY, Madhu, Barriers to Collaborative Information Seeking in Organizations. [en ligne] Disponible sur : https://www.asis.org/asist2012/proceedings/Submissions/169.pdf, 2012, consulté le 23.05.2102

Un article rédigé par Ionut Tagleri (blog : http://concept-ie.info/)

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